La plus pertinente des réunions, c’est souvent celle que nous ne faisons pas
La plus pertinente des réunions, c’est souvent celle que nous ne faisons pas. La réunionite aiguë se répand comme une contagieuse maladie depuis de nombreuses années dans toutes les structures. Armé d’une tasse de café et de bonne volonté, tout le monde arrive le jour J à l’heure H avec, pour certain, cette entêtante interrogation: mais qu’est ce que je fous là ? Et pléthore de « convives » repartent avec une « to-do list » floue et un mal de crâne garanti. Comment lutter contre l’indigestion de réunions ? En les préparant…
Encore une réunion ? Combien d’entre-nous soupire chaque début de semaine en feuilletant son agenda avec le secret espoir qu’une ou plusieurs des réunions soient annulées à la dernière minute. Soyons honnêtes : au cours du dernier mois, à combien se chiffre le nombre de réunions où vous êtes sortis en vous disant: »Wow, c’était vraiment utile ! » ? Rarement ? C’est bien normal et c’est bien là le problème. Mettez fin aux réunions interminables et improductives ! Souvent perçues comme une perte de temps, les réunions bien conduites peuvent devenir de véritables moteurs d’efficacité et de collaboration. Comment ?
👥 Adaptez le nombre de participants: ni trop peu, ni trop. La taille optimum se situe entre 4 et 8. En deçà de 4 la sagesse des foules n’opèrent pas et la réunion perd le souffle de sa créativité: peu de choses en ressortent et la tempête de cerveau – le brainstorming – fini en petite brise. Au delà de 8 la réunion devient un spectacle pendant lequel quelques personnes, volubiles, monopolisent la parole tandis que d’autres se goinfrent de pop-corn en regardant l’aiguille de l’horloge tourner: il ne reste plus que 10 minutes, courage ! Si votre groupe est grand, découpez- le. Quitte ensuite à le reconstituer pour partager, ensemble, l’avancement des travaux en cours.
📝 Établissez un ordre du jour clair.De quoi va-t-on parler ? Tous les sujets exposés sont-ils pertinents avec tous les acteurs conviés ? Parfois la réunion organisée ressemble un patchwork de micro-réunions entre des personnes qui n’ont rien à penser et à apporter sur les sujets exposés.Une rencontre efficace commence par un objectif clair : pourquoi ces personnes sont présentes, et qu’attendez-vous de chacune d’entre-elles ? Fixez un ordre du jour précis, adressez-le auparavant à vos collaborateurs et demandez-leur de l’amender si nécessaire et respectez-le.
🖼️ Organisation de la réunion: un cadre bienveillant et sécurisant. Ai-je ma place dans cette réunion ? L’environnement est-il suffisamment sécurisé pour que je puisse m’exprimer, et exposer des arguments contraires ? Mon travail est-il valorisé et respecté ? N’y a t-il pas un responsable qui va s’emparer de mon idée.
😱 Aussi, ne sous-estimez pas la phobie sociale ou l’anxiété sociale: cette peur d’être jugé ; un fléau qui rend muet tant de gens et qui fait que tant d’idées ne sont pas proposées à la discussion. Non, il n’y a pas de bonnes ni de mauvaises idées ; juste des points de départ à des discussions passionnantes et créatrices. Par ailleurs, si des responsables hiérarchiques sont présents, ne les laissez pas prendre la parole en premier, afin de permettre la libre parole à tous. L’auto-censure, par intimidation, risque de pointer le bout de son nez si les hauts placés cadrent (orientent) un peu trop la réunion par leurs monologues.
⏰ Limitez la durée. Pas plus de 60 minutes pour maintenir l’attention et l’engagement. Si c’est long, divisez en plusieurs sessions.
♻️ Encadrez les échanges: à chacun de posséder le bâton de parole. Favorisez la participation, mais évitez les digressions en restant focalisé sur l’objectif.
🗣️ Résumez et reformulez régulièrement: avons-nous compris la même chose ? Parlons-nous de la même chose ?Répétez les points essentiels pour rester alignés et éviter les malentendus.
📌 Concluez avec des décisions concrètes, une feuille de route co-créez avec les participants. Chaque réunion doit déboucher sur un plan d’actions clair : qui fait quoi, et pour quand ?
📊 Évaluez l’utilité de la rencontre. Était-elle nécessaire cette réunion ? Sinon, osez remplacer certaines réunions par des échanges écrits ou des outils collaboratifs.
En bref : ne confondez pas le mouvement (ou l’agitation) et l’action. Ce n’est pas parce que nous enchaînons les réunions que nous produisons un véritable travail. Il est essentiel de transformer le mouvement en action concrète et de confronter les idées à la réalité. Passez à l’application pratique: testez, mesurez, évaluez, bifurquez, pivotez, ajustez votre trajectoire ou changez d’approche si nécessaire – mais dans le monde réel (pas que dans le cérébral continent de la réunion). Ce n’est qu’après cela que, peut-être, une réunion pourrait avoir du sens !
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Une inspiration de ce billet de blog cette vidéo d’Albert Moukheiber « Y a-t-il un nombre de personnes idéal pour une réunion ? » pour Welcome to the Jungle
